Guía práctica para la informatización de procesos de negocio

En esta ocasión, te ofrecemos una guía que será de utilidad para encarar un proceso de informatización de procesos de negocio de forma efectiva

La informatización de procesos de negocio es un aspecto cada vez más importante a ser tenido en cuenta por las empresas del sector sanitario, farmacéutico, cosmético o alimentario. Este factor no solo es necesario para cumplir con las normas que regulan cada sector, sino que permite lograr una mayor productividad y competitividad empresarial, además de ayudar en las tareas gestión por su aporte de información clave para la toma de decisiones estratégicas.

Para lograr que la informatización de procesos sea exitosa, se deben establecer una serie de objetivos:

• La mejora del proceso a través del uso de las herramientas informáticas. Esto permite evitar los errores producidos por la carga manual de datos. Colabora con la implantación efectiva de los protocolos que hayan sido adoptados por la organización y permite definir controles automatizados de procesos. Además, permite tener un registro electrónico en tiempo real.
• Obtener datos. Gracias a las herramientas informáticas utilizadas, se pueden obtener datos en tiempo real.
• Generar información. Los datos recolectados son procesados de tal manera que facilitan la interpretación de sus resultados y la generación de indicadores.
• Integrar conocimiento. La información obtenida y procesada, en conjunto con la experiencia previa, permite accionar sobre el proceso para obtener mejores resultados.

Para lograr estos objetivos, debemos contar con una estrategia.

Estrategia para conseguir una informatización de procesos de negocio efectiva

Para definir la estrategia a adoptar, las organizaciones deben dar respuesta a algunas preguntas:

1. ¿Cuáles acciones de capacitación deben llevarse a cabo para la adopción de las nuevas herramientas?
2. ¿Qué etapas tendrá el proyecto y qué verificaciones serán necesarias, según los pasos definidos en función de las prioridades?
3. ¿Quiénes en la organización tienen que estar implicados en el proyecto?
4. ¿Existen dificultades actualmente en la gestión de los procesos?
5. ¿Qué socios tecnológicos y de servicios vamos a necesitar?
6. ¿Cuáles son las especificaciones técnicas de la infraestructura informática necesaria para las soluciones informáticas elegidas?
7. ¿Qué dificultades de las enumeradas en el punto anterior se deben priorizar?
8. ¿Cuáles acciones de mantenimiento debemos realizar para mantener y mejorar el proceso informatizado?

Es importante tener en cuenta que una buena estrategia será efectiva si se pone el foco en las personas involucradas en los procesos.

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Fases para implementar la informatización de procesos

1. Detalle de los procesos críticos de negocio y definición de necesidades. 

En esta etapa se realiza un análisis completo para conocer la empresa y los procesos (identificar los equipos de trabajo, conocer los procesos a informatizar o los que ya puedan estar informatizados, conocer la infraestructura, etc). Una vez que se conoce el estado de situación actual, se identifican las necesidades y se establecen prioridades para cada una de ellas. Antes de elegir una solución tecnológica se deben establecer los requerimientos que se van a exigir para la solución en todos sus aspectos: técnicos, informáticos, normativos, etc. Una vez que se ha definido lo que se necesita, se analizan las posibilidades disponibles iniciando un proceso de selección de la solución informatizada más conveniente y del proveedor de servicios que mejor se adapte a los requerimientos. Por último, se debe configurar e instalar la solución elegida de manera ordenada, generando el menor impacto operativo en la empresa.

2. Uso del sistema informatizado y control de equipos

En esta etapa es necesaria una herramienta que organice toda la base documental del proyecto. Esta herramienta es la matriz de trazabilidad. Es necesario determinar cómo configurar y usar los sistemas informáticos, definiendo procedimientos normalizados de trabajo. Se debe confirmar si se ha conseguido cumplimentar con los requerimientos definidos al inicio del proceso. Es importante que las funcionalidades identificadas y documentadas, se adapten fácilmente a cambios que se pudieran producir en los procesos. Los equipos de proceso críticos deben ser controlados y mantenidos para asegurar el correcto funcionamiento del proceso y la fiabilidad de sus resultados.

3. Creación de usuarios, seguridad y gestión de incidencias

Una vez que se ha definido el uso del sistemas informatizado, se deben identificar los posibles fallos que pueden aparecer en el sistema. Se debe realizar una planificación de la forma en que el sistema será utilizado por lo usuarios, de tal manera que se puedan definir los perfiles de seguridad más adecuados para cada caso. Se deben establecer los mecanismos necesarios para capacitar a los usuarios del sistema. Deberá existir un plan de formación que los incluya.

Se debe verificar que la implantación efectiva del proceso está funcionando como se espera. Se deben establecer los mecanismos necesarios para realizar control de incidencias sobre los procesos.

4. Gestión de mantenimiento y control de auditorías

Se debe asegurar que el sistema informatizado se mantiene actualizado a lo largo del tiempo. Es necesario realizar auditorías periódicas en los sistemas, controlando aquellos cambios o acciones que afecten a los procesos. También se deben auditar las interacciones con los proveedores de servicio que tengan impacto en los procesos.

¿Por dónde empezamos?

Oqotech cuenta con más de diez años de experiencia en la informatización de procesos de negocio críticos y la validación de sistemas informatizados en entornos regulados trabajando con empresas de primer nivel de los sectores farmacéutico, cosmético, sanitario y de alimentación.

En este artículo, resumimos de forma breve cómo llevar a la práctica una estrategia de informatización de procesos de negocio. Sin embargo, podrás encontrar información detallada en la “Guía Práctica para la información de procesos de negocio”. La puedes descargar de forma gratuita.