El sistema CAPA o gestión de acciones correctivas y preventivas
El éxito de una compañía está estrechamente asociado a la calidad de su servicio o de su producción, hoy en día es factible contar con diversas herramientas informatizadas que permitan llevar procesos controlados. Los sistemas de gestión de calidad son indispensables para un desempeño correcto y poder optimizar los resultados más satisfactorios a nivel de producción con un mínimo de riesgos, mayor calidad y menos costos.
En la actualidad las compañías se pueden apoyar en la tecnología y conjuntamente como una solución aplicar sistemas de gestiones que permitan desarrollar un óptimo desarrollo, como es el caso del sistema CAPA o gestión de acciones correctivas y preventivas. En este post te contamos lo que debes saber sobre este sistema y los beneficios para tu empresa.
¿En qué consiste el sistema capa?
El sistema CAPA o sistema de gestión de acciones correctivas y preventivas forma parte principal de lo que es un sistema de calidad. Este sistema le permite tanto gestionar como efectuar las diversas acciones que pueden desarrollarse en el ámbito de su empresa, ya sea prestadora de algún servicio o productos.
El sistema de gestión de acciones correctivas y preventivas (CAPA), se ha convertido en una solución oportuna que llega a ser muy favorecedora para la compañía, por cumplir con el objetivo de mantener un control adecuado y una mejoría constante en cuanto a calidad y eficiencia, con lo que se logra la satisfacción total del cliente
¿Cómo funciona este proceso de calidad para tu empresa?
Al aplicar el sistema capa a su compañía, es primordial enfocarse en la estructuración de los procesos, la investigación y la comprensión de los posibles riesgos, para reconocer las causas de cualquier incidencia.
Este sistema está directamente relacionado con el proceso de gestión de incidencias y no conformidades. Por lo que es necesario instaurar un procedimiento para investigar, analizar y documentar los posibles incidentes y margen de error, para aplicar los correctivos.
El sistema capa plantea anticiparse a los causantes de cualquier incidencia para buscar prevenirlos y de la misma manera corregir los problemas que puedan originarse. Es por eso que es un sistema basado en prevención y corrección, por lo que se entiende entonces que:
Las acciones preventivas: con este sistema se logra eliminar el origen del problema, a través de la planificación de las acciones que van dirigidas a atacar la causa probable, evitando así que se genere la dificultad en la producción. Es por ello, que es imprescindible conocer a través de la investigación profunda toda la estructura y los niveles de riesgos de producción de la compañía, para favorecer la planificación de las acciones y evitar que ocurran posteriormente.
Las acciones correctivas: una premisa de este sistema es la planificación de acciones que logren corregir efectivamente cualquier error o problema durante el proceso de producción, con estas acciones se obtiene además la calidad necesaria y se evitan no conformidades o desviaciones de la producción.
5 Ventajas de contar con el sistema Capa
Entre las ventajas del sistema capa se pueden mencionar
- Este sistema permite anticiparse a cualquier tipo de dificultad que pueda presentarse.
- Se logra minimizar los riesgos potenciales en la producción, ya que se podrá detectar y corregir cualquier problema existente durante el proceso.
- Con el sistema de gestión la empresa mostrará una reducción de costos considerable, si tomamos en cuenta que al aplicar las acciones correctivas a tiempo y prevenir que se repitan, habrá un mayor control de calidad y a su vez menos pérdidas.
- Al contar con el sistema capa, se disminuyen de manera considerable las reclamaciones, las devoluciones de productos, las auditorías, las no conformidades, las retiradas de productos, las inspecciones constantes…
- El sistema capa ha sido elaborado para que pueda servir en cualquier proceso, de cualquier tipo que conlleve una gestión de calidad.
Etapas del sistema de gestión de acciones preventivas y correctivas
El proceso de gestión de acciones preventivas y correctivas puede delimitarse según las diferentes etapas de las que podemos resaltar las siguientes:
- La etapa en la que ocurre una incidencia o problema que afecte la calidad de la producción.
- Realizar un análisis detallado del riesgo e identificar la causa u origen del mismo.
- Fase de identificación del producto afectado y los equipos de trabajo implicados durante el proceso, como por ejemplo máquinas de producción.
- Aplicar las acciones correctivas para enmendar o eliminar el riesgo y su impacto.
- Etapa de documentación, en la cual se registra la incidencia y conjuntamente se documenta las acciones a tomar.
- La fase de monitoreo o seguimiento del procedimiento de corrección, para velar que se desarrolle de manera adecuada.
- La etapa de verificación, en la cual se demuestra que las acciones preventivas y correctivas tomadas resultaron ser efectivas.
Importancia de contar con el sistema CAPA
El gran aporte que se logra implementando el sistema capa es que al realizar las acciones correctivas a su vez también se adquiere información relevante para la compañía, que va a funcionar en el futuro, como precedente y guía de actuación en los posteriores casos de incidencias que puedan presentarse.
Al contar con el sistema de gestión de acciones correctivas y preventivas, se le garantiza a la compañía un mínimo margen de error, así como una significativa reducción de costos, y mayor control de calidad.
De esta manera resulta de suma importancia contar con la preparación adecuada en procesos de gestión de acciones preventiva y correctiva, con lo que se logra favorecer de manera significativa el control de calidad de la producción, cabe mencionar que esta herramienta llega a ser muy útil en las empresas del sector regulado.
Es ideal que este sistema sea manejado por todo el personal de calidad de la compañía, como los directivos, los técnicos de validación o técnicos de control de calidad, así como también los responsables de las gestiones de las aplicaciones y administradores de la infraestructura informática, de igual manera muy importante que sea aplicado por el personal que administra los procesos regulados de la compañía que sean informatizados.
Por todo lo explicado, resulta fundamental que el personal de la empresa, que compone la infraestructura informática, así como el personal de control de calidad, tengan los conocimientos pertinentes de la gestión de acciones correctivas y preventivas asociadas a los sistemas informatizados en el ámbito GxP.
Para eso, en Oqotech hemos desarrollado un curso online, cuyo objetivo es que tanto directores técnicos de validación o de garantía de calidad tengan conocimientos para poder implementar este sistema de gestión de calidad y así optimizar los procesos informatizados de su negocio. Si quieres saber más sobre este proceso consúltanos.
