5 Tips para informatizar procesos de gestión cumpliendo GxP

En este artículo, recogemos algunos consejos básicos para informatizar procesos de gestión cumpliendo GxP de forma óptima.

Cada vez más, las empresas que trabajan en sectores regulados están optando por llevar a cabo la gestión cumpliendo GxP de forma automatizada, con el objetivo de controlar y asegurar sus procesos, así como optimizarlos para hacerlos más eficientes y ágiles.

Un ejemplo con el que nos encontramos en nuestro día a día, es que las empresas que emplean tecnología y automatizan sus sistemas de gestión de calidad para gestionar el control y administrar los riesgos, son capaces de alcanzar importantes ahorros de tiempo, equivalentes incluso al trabajo de varios empleados a tiempo completo. Esto es así porque estas personas, en lugar de dedicar su tiempo a buscar o generar detalles administrativos, pueden enfocarse en actividades que aportan valor y, a través de las cuáles, sus esfuerzos tienen un mayor impacto en la eficiencia y rentabilidad de la organización.

Por ello, queremos compartir 5 consejos básicos para informatizar procesos de gestión cumpliendo GxP y aprovechar al máximo la automatización.

Consejos para informatizar procesos de gestión cumpliendo GxP

Adoptar soluciones flexibles

A la hora de digitalizar los procesos, un error que cometen muchas empresas es buscar una solución tecnológica que les ayude a determinar cuáles deberían ser sus procesos.

Sin embargo, ¿qué es lo óptimo para la empresa? Un software flexible que se moldee a los procesos ya implementados en la empresa. Esto además, favorece la posibilidad de cambio, ya que el mercado es cambiante y, por tanto, los procesos de las organizaciones lo son también.

En este sentido, te puede ser de utilidad nuestro artículo sobre Requisitos GxP que se deben considerar al adquirir un nuevo software.

Crear flujos de trabajo diseñados específicamente

Las herramientas software que son verdaderamente flexibles permiten crear flujos de trabajo para cualquier tipo de proceso o evento y adaptarlo al funcionamiento interno.

Algunos ejemplos de esos flujos de trabajo que cada organización puede necesitar incluyen:

• Enrutamiento de diferentes tipos de demandas de clientes, solicitudes de acciones correctivas o revisiones de documentos a diferentes equipos/perfiles dentro de la organización.
• Establecer reglas de delegación para cuando los responsables de los procesos no puedan atenderlos (están fuera del trabajo) a personal debidamente cualificado.
• Crear avisos para notificar a los supervisores cuando se produzcan retrasos en determinadas actividades o se superen niveles en indicadores clave.

Integrar procesos

La gestión en el cumplimiento GxP no se da de forma aislada en un área de la empresa, por lo que a la hora de informatizar es importante utilizar una solución integrada que vincule los procesos relacionados. Así, es posible optimizar los flujos de trabajo y conectar áreas como:

• Control de documentos.
• Formación de los empleados.
• Gestión de auditoría.
• Acciones correctivas.
• Gestión de inputs.
• Audit trails y firmas electrónicas.

Y también es importante integrar la tecnología empleada en el control de calidad con otros sistemas como el de gestión de información de laboratorio (LIMS), sistemas de producción (MES, SCADA,…), sistemas de almacenamiento (SGA), etc.

Usar la gestión de riesgos como palanca para la mejora

Es posible automatizar todos los flujos de trabajo, sin embargo, las personas seguirán tomando decisiones. Y, dado que no es posible automatizar la toma de decisiones, para obtener resultados consistentes resulta clave incorporar la gestión de riesgos en los procesos.

Integrar la gestión de riesgos en la solución informatizada permitirá:

• Evaluar los hitos del proceso de alto riesgo donde la gestión de cumplimiento GxP no tiene suficientes controles establecidos.
• Realizar verificaciones basadas en el riesgo antes de cerrar solicitudes de acción correctiva para asegurar que la acción realmente ha funcionado.
• Categorizar los proveedores de acuerdo a su nivel de riesgo, medida importante para la cadena de suministro y el rendimiento de calidad.

Personalizar los procesos de informes

El 5º consejo para automatizar la gestión cumpliendo GxP es personalizar los procesos de informes. Una de las principales ventajas de trabajar con un sistema informatizado es que se pueden obtener informes centralizados que proporcionan datos procesables en lugar de invertir horas, semanas o meses en recopilar y analizar datos.

Para hacer que los informes sean más fáciles y productivos se puede:

• Crear plantillas de informes: para aquellos informes que de ejecutan de forma regular, es recomendable configurar plantillas que se puedan generar siempre que sean necesarias con un solo click.
• Generar de forma automática aquellas métricas que se revisan de forma periódica. Y programar su distribución al equipo implicado.
• Seleccionar una herramienta software que permita incluir el conjunto de métricas clave en un panel de control, de forma que esa información esté siempre fácilmente disponible.
• Crear reglas de informes de excepciones para recibir notificaciones cuando ocurran ciertas condiciones o eventos. Esto puede incluir los umbrales que se necesitan para optimizar la producción.

En la informatización de procesos de gestión cumpliendo GxP hay que priorizar lo que funciona para cada organización. En Oqotech, podemos ayudarte a encontrar la solución informatizada adecuada y asegurar los procesos críticos de negocio.